ADMINISTRACION PH/4.0 Parte II. Nueva teoría administrativa. Innovación, creatividad y emprendimiento.

Los vacíos y las deficiencias que nacieron con la ley 675 de 2001 y que vienen causando un grave daño a la administración, gerencia y gestión de la PH en Colombia se convierten en una gran oportunidad para que la PH en forma individual y colectiva decida abordar este tema y construya sus propias líneas de actuación y le de vida a un modelo de administración y gerencia con innovación y creatividad, donde se puedan cubrir todas las falencias que tiene la ley y que no han permitido un desarrollo y un crecimiento acorde con la aparición incontrolable de innumerables proyectos inmobiliarios en sus diferentes formatos.

Las teorías de la administración son utilizadas por grandes y pequeñas organizaciones como base para planificar, organizar, dirigir y controlar los distintos recursos de su empresa, ya sean humanos, financieros, materiales, tecnológicos o de cualquier otra índole.

Dichas teorías son aplicables tanto a empresas públicas como privadas, pues tienen como objeto de estudio cualquier tipo de organización, bien puede ser una universidad, un hospital, un gobierno o cualquier otra entidad; o también una propiedad horizontal.

Los modelos administrativos nacieron hace mas de cien años y aun existen muchas organizaciones que siguen utilizando los principios y políticas con que nacieron estas soluciones administrativas.

La debilidad de estas formulas es que hoy en día vivimos en un mundo completamente tecnificado y tecnológicamente evolucionando a un ritmo desbordante y entonces estas teorías se han vuelto “obsoletas” e insuficientes para suplir las necesidades de las empresas del mundo del siglo XXI.

Por eso se hace necesario e imprescindible desarrollar nuevos métodos de administración y gerencia con ideas innovadoras y creatividad permanente, que vayan a la vanguardia del diario vivir, y nos permitan evolucionar al ritmo de los cambios.

Las problemáticas que tienen las PH’s (como empresas) para progresar, se deben a la falta de innovadores en las organizaciones: personas que presenten ideas frescas que rompan las barreras de la monotonía y con sus modelos logren crear una nueva teoría administrativa que sea aplicable a todos los inconvenientes de un mundo cambiante como el nuestro.

Como la naturaleza del ser humano es de rechazo hacia el cambio, entonces es difícil encontrar perfiles de innovadores y mucho menos en círculos tan cerrados como son las comunidades que se agrupan en una PH, los pocos que hay no son tomados en cuenta por los propietarios y los concejos de administración y se pierde la oportunidad de contar con administradores/gerentes versión siglo XXI,  como debería ser. En algunos casos se presentan ideas nuevas y atrevidas, las cuales son estudiadas por un grupo de personas (concejo de administración o comités especiales) para realizarles su análisis respectivo, donde normalmente concluyen que dichas ideas no son viables y son rechazadas por considerarse demasiado ilógicas para llevarse a cabo.

Pero estos pensamientos/ideas, por más “descabellados” que parezcan, no deben ser rechazados, pues son los que podrían revolucionar la administración como la conocemos.

Los grandes exponentes universales de las teorías administrativas dieron opiniones que fueron rechazadas por muchos, pero fue su deseo de innovación lo que convirtió estas opiniones en los sistemas de administración y gerencia que utilizamos en la actualidad, pero que después de mas de 100 años tenemos que entender que se hace necesario practicar la misma rebeldía innovadora de estos pensadores del siglo XIX y plantearnos una nueva visión y un nuevo concepto de la administración para el siglo XXI; debemos empezar por adaptarnos a lo que ya se llama la Administración PH/4.0 y entender la importancia y la conveniencia de la tecnología de la información y las comunicaciones (TIC’s) .

Recordemos que Henry Fayol, por el año 1900, propuso la teoría clásica de la administración, basada en un modelo administrativo con tres aspectos fundamentales:

1. La división del trabajo,
2. La aplicación de un proceso administrativo
3. La formulación de los criterios técnicos.

Hizo grandes contribuciones a los diferentes niveles administrativos, dividió las operaciones comerciales e industriales en diferentes grupos, fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial y estableció los 14 principios de la administración.
La Teoría de Taylor

Se puede describir de la siguiente manera:

Antes de las propuestas de Taylor, los trabajadores eran responsables de planear y ejecutar sus labores. A ellos se les encomendaba la producción y se les daba la ”libertad” de realizar sus tareas de la forma que ellos creían era la correcta. A partir de esta practica; encargados y jefes de taller saben mejor que nadie que sus propios conocimientos y destreza personal están muy por debajo de los conocimientos y destreza combinados de todos los hombres que están bajo su mando. Por consiguiente, incluso los gerentes / administradores con más experiencia dejan a cargo de sus obreros el problema de seleccionar la mejor forma y la más económica de realizar el trabajo. De ahí que sus principios, vistos en su perspectiva histórica, representaron un gran adelanto y un enfoque nuevo, una tremenda innovación frente al sistema. Se debe reconocer aquí que Taylor representa el sueño de una época, de los primeros años del siglo XX donde era imperativo alcanzar la mayor eficiencia posible, cuidando el medio ambiente, aunado a una explosión demográfica acelerada en las ciudades, una demanda creciente de productos.

Existe una diferencia muy particular entre la teoría de Taylor y Henri Fayol, es el uso del tiempo, ya que Fayol se enfoca más en la estructura general de la organización, mientras que Taylor se enfocaba más en el método y herramientas del trabajo para una mejor eficacia. Otra diferencia entre Taylor y Fayol es el área de la pirámide de la organización que estudiaban, una es el nivel operario que es el área de estudio de Taylor mientras que Fayol se dedicó al estudio del área superior de la organización, como él decía “el arte de gobernar”.

Ahora, es preciso retomar los cuatro principios de Drucker, darían el giro a la manera de cómo se hacía el trabajo en aquella época, es así como las personas que administran la producción deben adquirir nuevas responsabilidades como se verá a continuación. Según él, los gerentes / administradores:

1. Elaboran una ciencia para la ejecución de cada una de las operaciones del trabajo, la cual sustituye al viejo modelo empírico.
2. Seleccionan científicamente a los trabajadores, les adiestran, les enseñan y les forman, mientras que en el pasado cada trabajador elegía su propio trabajo y aprendía por sí mismo como podía mejorar.
3. Colaboran cordialmente con los trabajadores para asegurarse de que el trabajo se realiza de acuerdo con los principios de la ciencia que se ha elaborado.
4. El trabajo y la responsabilidad se reparten casi por igual entre el gerente / administrador y los obreros. El gerente / administrador toma bajo su responsabilidad todo aquel trabajo para el que está más capacitado que los obreros, mientras que, en el pasado, casi todo el trabajo y la mayor parte de la responsabilidad se echaban sobre las espaldas de los trabajadores. El estudio del trabajo no se hace consultando al trabajador, sino en asociación con él. Max Weber desarrollaría lo que se conoció como el "individualismo metodológico", asegurando que solamente los individuos - susceptibles igualmente a la subjetividad - son agentes activos. Su método, y el problema de la modernidad, llevaron a Weber a explorar las relaciones entre productividad económica y el contexto cultural de la sociedad, fue uno de los fundadores de la teoría burocrática, delineó los cambios en los puntos de vista religiosos, habló de la influencia en el crecimiento del capitalismo, y sus disertaciones acerca del mecanismo burocrático fueron una conclusión natural de consideraciones históricas y factores sociales más generales que llevaron al desarrollo de Organizaciones complejas.

Hawthorne, uno de los exponentes de la teoría de las relaciones humanas, concluyó con su experimento que es indispensable conciliar y armonizar las dos funciones básicas de la organización industrial: la función económica (producir bienes o servicios para garantizar el equilibrio externo) y la función social (brindar satisfacciones a los participantes para garantizar el equilibrio interno).

Peter Drucker considerado el padre de la administración moderna nos permite viajar por conceptos muy familiares, hoy en día, como el emprendimiento, la innovación, el liderazgo y muchas teorías sobre los diferentes aspectos de la administración, en donde ya encontramos mucha relación con la tecnología y la nueva era de las comunicaciones.
Las funciones de la administración según Peter Drucker
El management (gerencia/administración) es parte de los hombres, pues tiene que ver con la gente, sus valores, su crecimiento y desarrollo, su estructura social, la comunidad en que viven y hasta con temas espirituales.
Peter Drucker

La paternidad de la administración moderna, se le atribuye a Peter Drucker, su aporte ha contribuido al desarrollo de la administración moderna de forma considerable, de hecho, Drucker fue el primero en desarrollar estudios referentes al management, aportando con nuevas teorías y con el establecimiento de la administración como disciplina. Una de los aspectos que mas se destacan de Peter Drucker, es el enfoque humanista y ecologista que incluye en cada una de sus teorías.
Uno de los aportes que más ha destacado de Peter Drucker es el planteamiento de la teoría de las funciones de la administración, argumentando que los directivos y gerentes de empresas eran responsables de las siguientes cinco actividades claves:

1. Establecer los objetivos de la empresa y el equipo.
2. Proporcionar y organizar los recursos necesarios para alcanzar los objetivos.
3. Motivar a los empleados para conseguir alcanzar los objetivos.
4. Controlar el rendimiento de los empleados con respecto a los objetivos marcados.
5. Mejorar el rendimiento desarrollándose continuamente y desarrollando también a los empleados.

Estos cinco aspectos planteados por Drucker poseen un enfoque en los objetivos de la empresa y en el desarrollo de los colaboradores. Como se ve, Drucker estaba pensando constantemente en los beneficios de la organización y del talento humano de forma paralela.
De acuerdo con estas teorías y conceptos de Peter Drucker, a los gerentes / administradores, les corresponde preguntarse si están llevando a cabo estas cinco funciones de la administración. En el caso de que se hayan delegado estas funciones, también les corresponde preguntarse si el responsable de ellas, está llevándolas a cabo de manera oportuna. Para Drucker, cumplir al pie de la letra lo propuesto permitirá a la empresa:
• Poseer objetivos claros, medibles, reales y alcanzables.
• Plantear estrategias que permitan alcanzar los objetivos.
• Identificar los recursos necesarios para lograr los objetivos.
• Evaluar, medir y controlar cada una de las actividades de la organización.
• Motivar a los colaboradores para mejorar su eficiencia y productividad.
• Desarrollar estrategias de mejora continua con enfoque en los productos, los procesos y los colaboradores

Estos son sólo algunos de los exponentes de las teorías administrativas más conocidas. Si observamos, cada quien propuso nuevas estrategias de administración y gerencia, unas diferentes de las otras, y muchas de ellas fueron mal vistas en su época.

En lo que debemos enfatizar es en el hecho de que así como estos grandes exponentes innovaron en su época, nosotros también podríamos crear una nueva teoría administrativa que pudiera ser utilizada por las PH’s como un modelo estratégico para resolver los problemas que se presentan en el mundo inmobiliario.

Como administradores y gerentes innovadores, es nuestro deber planear, ejecutar y gestionar: hacer realidad nuestros pensamientos, ideas y acciones, pero teniendo en cuenta, todo el contexto de la organización, bajo este nuevo imaginario o modelo administrativo, empezaremos a construir lo que a partir de esta línea, llamaremos,  el Nuevo Modelo de Administración de Propiedad Horizontal. Administración PH/4.0

Algunas pautas básicas para convertirnos en innovadores y que nuestras opiniones sean viables para las PH’s y en especial para sus propietarios / socios / accionistas, y así impulsar el proceso de transición hacia el cambio que permita adoptar el Nuevo Modelo de Administración de Propiedad Horizontal. Administración PH/4.0

• Realizar un estudio de los posibles beneficios, pero también de los inconvenientes que podría traernos cualquier nueva idea; es necesario entender que no todos nuestros conceptos pueden ser buenos para la propiedad.

• Nuestro modelo de administración debe llegar a los oídos de la asamblea de propietarios en pleno. Uno de los principales problemas con la implementación de las nuevas ideas es que los miembros de los concejos administrativos deben evaluar este propósito y si ven que no es viable para la empresa simplemente lo desechan. (la doble negación y la Zona de Confort)

• La división del poder: la toma de decisiones en una empresa PH, no debería radicar en una sola persona, sino por el contrario, como en una democracia, tener en cuenta las opiniones de todo el mundo. (Inclusión, Participación creativa y colaborativa, e Inteligencia colectiva)

• La opinión de todos los actores que hacen presencia directa e indirecta en una PH es importante, ellos componen la inteligencia colectiva, que debe ser la base de la organización, muchas veces se conocen problemáticas que están ocultas a las miradas de los administradores / gerentes y órganos de dirección, control y apoyo, por lo que este mecanismo puede resultar enriquecedor y aportar ideas para abordar soluciones innovadoras y creativas, cuya fuente se ha encontrado en individuos que en principio no se han  considerado.

• La innovación, la creatividad y el emprendimiento administrativo, debe ser más atrevido, debe ser capaz de romper los mitos, los paradigmas y los esquemas, debe estar dispuesta a correr riesgos y aceptar el cambio, a evolucionar no sólo física, sino también mentalmente, a proponer nuevas ideas que con el tiempo podrían cambiar y mejorar la concepción de lo que hoy conocemos como administración.

Nuestra realidad actual nos dice que la sociedad, la economía y la tecnología han avanzado mucho en los últimos años, y las teorías administrativas antiguas si bien han sido muy útiles, no han evolucionado y no son lo suficientemente adecuadas para suplir las necesidades que tenemos en la actualidad.

Es necesario implementar un nuevo modelo administrativo, lo bastante conveniente y robusto para que pueda adaptarse no sólo a las PH’s, sino también a las iniciativas y emprendimientos futuros.