Una de las dificultades con las que se encuentran los administradores y consejos de administración es poder definir con claridad las funciones de las/los anfitrionas(es)  que se puedan contratar para sus edificios y condominios y evitar que se relacionen con empleados y trabajadores del área de seguridad.

Definir el perfil y las tareas para el cargo de anfitrionas(es) no es una labor fácil y mucho menos la ejecución de las tareas que se definen, evitando que se asocien con el rol de vigilantes o guardas de seguridad o incluso conserjes.

Las/los anfitrionas(es) son, entre muchas otras cosas, el primer nivel de atención al cliente y calidad de servicio para los copropietarios, residentes y visitantes y a su vez son los agentes de protocolo e imagen organizacional de la propiedad como empresa y actuan como detectores y emisores de alertas tempranas sobre posibles riesgos que presente la propiedad en materia de visitantes y personal externo, y también riesgos inherentes a fenómenos naturales o de infraestructura civil en las instalaciones de la propiedad; por lo tanto esto hace que estos cargos sean diferentes a los vigilantes o guardas de seguridad.  Son estas tareas lo que marca la identidad y el perfil como un empleado administrativo/operativo de la propiedad, con sentido de pertenencia y compromiso con la organizacion empresarial, para la cual presta sus servicios, que en nuestro caso es una propiedad horizontal, juridicamente denominada ESAL-PH.

Con una buena definición de las funciones y responsabilidades de este cargo y las demás variables del perfil del cargo, así como la contratación directa respetando la normativa del código sustantivo del trabajo, se permite que esta figura se utilice en la propiedad horizontal y obtener grandes beneficios en materia de costos y en desarrollo organizacional para la propiedad.

Las/los anfitrionas(es) deben encargarse de que se cumplan las reglas y procedimientos de atención y servicio al cliente interno y externo, trasladar información a la administración, registrar visitas y llevar el manejo cotidiano de la plataforma de citofonia virtual y registro de correspondencia física que se reciba en las porterías del edificio o condominio. Las funciones, responsabilidades y atribuciones, de las/los anfitrionas(es) son temas de gran interés para que las labores que desempeña sean relevantes para la vida cotidiana de cualquier edificio y condominio.

Las funciones de las/los anfitrionas(es) serán determinadas por el Consejo de Administración o por el Administrador o por ambos en conjunto, pudiendo ser modificadas por los mismos, cuando las circunstancias lo requieran, previa aprobación de la asamblea general.

Las funciones y responsabilidades de las/los anfitrionas(es), se deben adaptar a las características y condiciones de cada una de las propiedades, sin embargo las más comunes pueden ser las siguientes:

• Cumplir funciones de anfitrión y recepcionista, atendiendo los propietarios, residentes y visitantes, colaborando con la disposición y traslado de sus artículos y elementos de mano sin ingresar a las unidades privadas.  
• Realizar y/o supervisar la limpieza, reparaciones simples y tareas de mantenimiento de las instalaciones y zonas comunes del edificio o condominio.
• Pertenecer como voluntario a las brigadas de riesgo y salud del edificio o condominio.
• Accionar y vigilar el funcionamiento de sistemas de calefacción, ventilación y suministro de agua caliente, riego de jardines, entre otros.
• Velar, apoyar y reportar el comportamiento inadecuado de propietarios, residentes y visitantes, con el propósito de hacer cumplir las normas señaladas en los reglamentos y procedimientos de la propiedad.
• Hacer seguimiento y control a las bitácoras digitales de registro y validación de accesos y salidas en la plataforma tecnológica del edificio o condominio.
• Hacer seguimiento y control al buen funcionamiento de los equipos, maquinaria y servicios generales del edificio o condominio.
• Recibir y registrar la correspondencia en la plataforma tecnológica del edificio o condominio.
• Guiar las visitas del personal de las empresas de mantenimiento y reparación de equipos  y zonas comunes del edificio o condominio.
• Actuar de manera diligente y colaborativa con los clientes internos y externos.
• Representar al edificio o condominio con los mejores modales de conducta e imagen personal, ofreciendo su imagen personal y empresarial como símbolo de identidad y sentido de pertenencia por el edificio o condominio.
• Prestar servicios de enlace y acercamiento entre la administración y los propietarios y residentes que soliciten su apoyo y colaboración, siempre y cuando estén definidos dentro de sus funciones.
• Brindar información y asesoría sobre los proveedores registrados en la plataforma digital y sus experiencias sobre los mismos con base en las calificaciones registradas en el portal de la propiedad.
• Registrar a los visitantes y anunciar su llegada haciendo uso de las herramientas y plataformas que tenga a disposición la propiedad.
• Hacer rondas de verificación y control a los estacionamientos privados y comunes y reportar a la administración cualquier hallazgo que encuentre anormal o solucionarlo  si se encuentra dentro de  sus funciones y responsabilidades.
• Hacer inspecciones diarias de seguimiento y control al funcionamiento y estado de las cámaras de vigilancia y seguridad a nivel interno y externo de la propiedad.
• Recibir y atender consultas de los clientes internos y responder o apoyar las mismas con las respuestas o actuaciones a que haya lugar o canalizar a la administración para su retroalimentación y atención eficiente, eficaz y efectiva al cliente que la ha solicitado.
• Atender con oportunidad y agilidad las llamadas e instrucciones que reciba de la administración.
• Registrar los acontecimientos y hallazgos relevantes en el dispositivo electrónico de comunicaciones asignado y de acuerdo con las instrucciones de manejo recibida.
• Rescatar, en primera instancia, a las personas si quedan atrapadas en el ascensor.
• Liderar la evacuación y ayudar a los demás en caso de siniestros.Las atribuciones de las/los anfitrionas(es).

En cuanto a las atribuciones de las/los anfitrionas(es), podemos señalar que:

• Están facultado(as) para negar el ingreso a quien no presente su identificación o no conozca el número de la unidad privada a la que quiere visitar.
• Contactar con cualquier proveedor para confirmar la identidad del personal técnico que se está presentando. Pudiendo negar el acceso de no confirmar los datos.
• A solicitar la autorización de mudanza expedida por la alcaldía municipal y certificada por la policía seccional correspondiente y a llamar a la alcaldía o comandancia de la inspección de policía en caso de que esta no sea entregada.
• Atender los llamados por reclamos de violación a las normas de convivencia y vecindad por actos irregulares como ruidos y desórdenes en las unidades privadas y/o zonas comunes que afecten a los vecinos y a la comunidad en general.

Consideraciones generales:

• Las/los anfitrionas(es) son personas naturales contratadas por la a  dministración de una unidad propiedad horizontal para realizar labores diferentes a la de un guarda o vigilante de seguridad.
• Las propiedades horizontales contratan anfitriones(as) con funciones y responsabilidades que no comprometen su actuación con tareas y asignaciones relacionadas con los servicios de vigilancia y seguridad que prestan las empresas de este sector. Estos recursos se enmarcan como empleados y/o trabajadores de carácter administrativo y operativo.
• Para contratar anfitrionas(es), las personas jurídicas de propiedad horizontal pueden contratar este perfil de empleados y trabajadores en forma directa, mediante contrato laboral, sujeto a las disposiciones legales contenidas en el Código Sustantivo del Trabajo.
• Las anfitrionas(es) no pueden aceptar solicitudes o llamados para realizar tareas o servicios al interior de las unidades privadas, ni tareas de mensajería interna o externa o servicios o tareas de carácter doméstico al interior de las unidades privadas.
• Las palabras, anfitrionas(es) son oficios y profesiones con funciones y responsabilidades de carácter administrativo y operativo con enfasis en atencion al cliente (propietarios, residentes, visitantes) con validez al interior de las propiedades horizontales.
• Las anfitrionas(es) deben brindar una experiencia de servicio y atención al cliente interno y externo, ofreciendo su mejor disposición y colaboración con la mayor eficacia y efectividad dejando una huella de buena experiencia recibida por el usuario.