Procesos de empalme en Propiedad Horizontal. Administración y consejos entrantes y salientes.
Con el fin de apoyar un buen proceso de empalme entre los administradores y consejeros entrantes y salientes de las entidades ESAL-PH , compartimos esta publicación con algunas orientaciones conceptuales y metodológicas. El proceso de empalme, como actividad transversal de la propiedad horizontal, es fundamental para el buen gobierno y la transparencia y junto con los proyectos, programas y demás actividades que se realizan en el normal desarrollo de estas entidades, constituyen la base para la continuidad de los proyectos, programas, actividades, tareas y también para la elaboración de nuevos planes de desarrollo. Por lo tanto, lograr una transición armoniosa entre la administración y consejeros que terminan su periodo y los nuevos lideres y directivos y su equipo de trabajo, es el punto de partida de un buen gobierno y gobernanza y una de las claves del éxito para el logro de los fines esenciales de las ESAL-PH, (seguridad, convivencia, y función social y ecológica) y por lo tanto, para garantizar un mayor bienestar, calidad de vida, buena vecindad y felicidad a todos los integrantes de la comunidades que coinciden en una propiedad horizontal.
En todas las entidades tanto del sector publico, como del sector privado incluyendo las ESAL-PH, se realizan las asambleas ordinarias de accionistas, socios y en el caso de las ESAL-PH las de copropietarios. Estos eventos son el punto de quiebre entre los gobiernos o administraciones salientes, entendiendo estos como los presidentes, gerentes, administradores y juntas directivas o consejos de administración, a partir de lo cual se empieza a generar una transferencia de poder, información y experiencias, que resultan de alta complejidad e importancia para el nuevo destino que darán las nuevas direcciones y orientaciones de sus recién llegados gobernantes de turno.
Por esta razón resulta de suma importancia hablar de los procesos de empalme que se deben surtir entre los miembros de cada uno de los órganos de dirección, administración y control, e inclusive aquellos denominados de integración y socialización. (comités de convivencia)
Desafortunadamente esta es una practica que no se realiza en el mundo de la propiedad horizontal y se deja pasar sin ningún reparo, debiendo dársele el peso que tiene en el desarrollo y continuidad de los proyectos, programas, actividades y rutinas diarias propias de la dinámica de las ESAL-PH. Es necesario que esta actividad este programada como una tarea de obligatorio cumplimiento y sea la primera función y responsabilidad oficial de los administradores y consejeros entrantes y salientes y dediquen una buena porción de tiempo a este proceso y adelanten un verdadero traspaso de información y datos y en la medida de lo posible se establezca un compromiso de acompañamiento por parte de los miembros salientes, en materia de consultoría, asesoría y apoyo en los diferentes temas que surjan para los nuevos responsables de los destinos de cada propiedad.
Por todo lo anterior es importante que cada una de las propiedades horizontales, sin importar el formato o clase a la que pertenecen (residencial, comercial o mixta) dispongan de un instructivo, guía o simplemente una matriz en Excel, que contenga el listado detallado de cada una de las áreas organizacionales de la propiedad y los detalles o estado del arte, de cada una de esas áreas, en lo posible con métricas de tiempo, cantidad y valor cuando sean del caso.
Con esta simple, pero importante herramienta, se pueden obtener grandes beneficios para la propiedad y sus miembros, entre las que debemos destacar la relevancia y transcendencia de la inclusión, la participación y el aporte que los diferentes miembros pueden hacer a partir del conocimiento y sensibilización que se obtiene por recibir información que normalmente esta reservada para la administración y los miembros de los consejos.
Sin lugar a dudas los procesos de empalme, alimentan y nutren los indicadores de eficiencia, productividad, eficacia y efectividad y se hace transito a mayor velocidad hacia modelos de administración y gerencia con información y data mas transparente, oportuna y disponible, con criterios mas técnicos y tecnológicos avanzando en el crecimiento y desarrollo de la nueva industria de la propiedad horizontal en Colombia.
Publicación colaborativa de: Cesar Augusto Mogollón Hernández.