Las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias.
Las asambleas de propietarios deben ser el evento mas importante que se realice en una PH y por lo tanto se debe programar y realizar con alfombra roja y alejar la cultura rimax y la cultura icopor y buscar el posicionamiento y consolidación de cada propiedad, como una organización empresarial de gran importancia y acercarla a modelos mucho mas avanzados en el concierto social, económico y político en el mundo empresarial. Las Asambleas deben tener una perspectiva con un foco diferente y disruptivo, aprovechando que la ley permite la adecuación y estructuración de los reglamentos de PH, sin incurrir en violación de la norma.
- Las asambleas deben ser un evento de mucha mas importancia del que tienen y deben programarse en cualquiera de sus dos modalidades, varias veces al año, como un vehículo de integración, convivencia, cultura ciudadana y felicidad, sobre todo con pedagogía en materia integral de propiedad horizontal.
- El orden del día o agenda de temas de las asambleas debería iniciarse con el punto de proposiciones y varios, (sugerimos denominarlo Participación Colaborativa) por ser en este punto donde se obtiene la mayor participación y los aportes de la comunidad asistente y pueden tener impacto sobre los temas que normalmente se programan al inicio de las reuniones, como son el informe del administrador y el concejo, el presupuesto, el nombramiento de concejeros, administrador, revisor fiscal, otros.
- Las asambleas son el mejor vehículo, instrumento y herramienta de capacitación y pedagogía, para aprovecharlas como generadoras de formación, fuente de conocimiento y aprendizaje para los propietarios, en los diferentes temas que se reúnen en la propiedad horizontal y en todos los campos que se deben conocer y trabajar en una organización empresarial como son las PH's.
- Las asambleas son el espacio, el escenario y el ambiente mas conveniente y favorable para construir convivencia, cultura ciudadana, calidad de vida y engendrar grandes cambios organizacionales y empresariales en lo social, lo económico y lo ambiental, introduciendo términos, conceptos, teorías, técnicas, métodos, sistemas y tecnologías, como la cultura colaborativa, la gerencia de la felicidad, los aplicativos móviles, las tecnologías exponenciales, las ideas disruptivas y todas las tendencias tecnológicas en las distintas líneas organizacionales de las PH's.
- Promover la realización de varias asambleas durante el año permiten dimensionar, ilustrar y recrear el verdadero tamaño, complejidad y exigencias de las PH's, como organizaciones empresariales, que requieren contar con propietarios (accionistas/inversionistas/socios) mucho mas interesados, dedicados, comprometidos y especialmente contar con administradores/gerentes/gestores/lideres/soñadores, que respondan a las exigencias de estas complejas entidades.
- Solo a través de las asambleas de propietarios se puede hacer transito hacia el verdadero modelo de organización que deben ser las PH's y avanzar hacia modelos mucho mas avanzados, desarrollados y robustos en todas las líneas de negocio empresarial, manteniendo la connotación de ESAL que tienen como definición jurídica.
- Las asambleas de propietarios deben ser el centro de transformación de las relaciones de vecindad y los colegages de socios y propietarios de activos y patrimonios conjuntos e individuales, cuya suma representan la riqueza material y emocional de cada propietario y sus familias y a través de estas reuniones se construye la responsabilidad, la disciplina y el compromiso de propietario, para garantizar la sostenibilidad y sustentabilidad de su inversión en el largo plazo.
- Las asambleas de propietarios son los espacios, escenarios y ambientes mas convenientes y adecuados para acelerar el alcance de los objetivos planteados en el articulo 1 de la ley 675, el cual es la esencia organizacional de las PH's. (convivencia, seguridad y función ecológica y social)
- Las asambleas de propietarios son las fuentes y origen de las transformaciones con cambio extremo, que exigen las PH's y son los propietarios los que deben ser protagonistas de los cambios que se introduzcan y en lo posible ser los actores principales de nuevos territorios organizados y auto-gestionados a través de la inteligencia colectiva y el liderazgo colectivo con gerencia colaborativa y gerencia de la felicidad.
- Las asambleas de propietarios bien estructuradas, bien programadas, bien organizadas y bien presupuestadas, resultan altamente eficientes, productivas, eficaces y efectivas, entregando resultados estratégicos para afianzar el crecimiento y desarrollo de cada propiedad.
- Las asambleas de propietarios permiten conocer, aprender y controlar las emociones, las tensiones, la temperaturas y las sensaciones que se presentan en los ánimos y conductas de controversia, debate y polémica que enriquecen el conocimiento y aprendizaje de este tipo de socialización y manejo de la convivencia , la cultura ciudadana, la calidad de vida y la búsqueda incesante de momentos de felicidad durante estos encuentros.
- La comisión verificadora no debe existir, se debe estimular la participación creativa, colaborativa y abierta y permitir el conocimiento de los medios que facilitan la construcción confiable y segura de las actas de estas reuniones.
- Las asambleas deben estar dotadas de toda la logística, técnicas y tecnologías necesarias para generar confianza, seguridad, eficiencia y eficacia en la realización de estas reuniones.
- La presidencia de las asambleas deben contar con recursos especializados en el manejo, moderación y control de estas reuniones y deben ser seleccionados previamente para que se documenten y estudien los diferentes temas que se trataran en estas reuniones y garantizar el mejor ambiente evitando cualquier posibilidad de conflictos y discusiones sin fundamentos y sin objetivos precisos.
- Los concejos de administración deben ser un mecanismo de introducción a la concepción de las asambleas de propietarios como el mejor evento de cada año y proveer oportunidades de capacitación y formación y actuar como pedagogía y didáctica en el cambio de mentalidad y actitud sobre las asambleas de propietarios.
- Los intangibles de las emociones humanas como activos y patrimonio de los propietarios y sus inmuebles, deben ser considerados y tratados en las asambleas de propietarios como elementos de educación y cultura para enriquecer el conocimiento y aprendizaje sobre PH. El orden del día en una asamblea de propietarios.
Otro de los muchos vacíos o imperfecciones que tiene la ley 675 y que los propietarios y residentes no hemos valorado, es la lista de temas que nos sugiere la ley, se deben tener en cuenta en una asamblea y deja de lado lo que la misma ley promueve, como su objetivo principal, y es la convivencia. Si revisamos la convocatoria y el desarrollo de cada asamblea en nuestras propiedades, nos daremos cuenta que en ninguna se relaciona el tema de convivencia, es decir no hay un punto que este destinado para que el comité de convivencia, presente un informe o una rendición de cuentas y trate de fomentar, divulgar y motivar para que toda la comunidad se interese en este tema y participe proactivamente en la construcción del mejor ambiente en materia de convivencia, vecindad, calidad de vida, cultura ciudadana y felicidad, que deben ser los objetivos superiores de toda propiedad y de sus propietarios y administradores.
De otro lado en ninguna agenda se relaciona el seguimiento y control a los mandatos de ley que la asamblea estableció en su ultima reunión y que son de obligatorio cumplimiento por parte de la administración, el concejo de administración, el comité de convivencia o los comités especiales si se hubieran creado por la misma vía para ejecutar alguna acción ordenada por la asamblea.
El administrador y el concejo de administración deben entender que las asambleas son el mejor escenario, para aprovechar este momento en la realización e introducción de temas que permitan mejorar algunos conceptos de alta sensibilidad en las propiedades, como son la identidad, la pertenencia, el compromiso, el orgullo y lo que se conoce como cultura colaborativa. Este escenario es muy importante, pero solo se presenta una vez al año, salvo que se cite a una asamblea extraordinaria, la cual tiene ciertas limitaciones, que no facilitan su aprovechamiento para gestionar y desarrollar acciones que mejoren la integración, la unión, la socialización, la recreación y en definitiva la convivencia, la calidad de vida y la felicidad.
Se sugiere el siguiente orden del día, en donde se destaca la inclusión de la elección y/o ratificación del administrador(a) como un punto en donde se demuestre la importancia de que toda la comunidad participe en decisiones tan importantes como la designación de este cargo y no delegarlo en el concejo de administración, así la ley lo permita. Una de la situaciones mas importantes que debe considerar la propiedad, es la creación de conciencia y hábitos de participación y compromiso, es la de auto incluirse e involucrarse en las decisiones y acciones de la propiedad y en algún momento debe considerar la participación obligatoria de todos los propietarios en la integración del concejo de administración, el comité de convivencia y los comités especiales cuando estos se creen.
Es importante fomentar la cultura de propiedad horizontal y generar decisiones y acciones con herramientas y contenidos pedagógicos que ayuden a construir educación y cultura en propiedad horizontal, con territorios organizados, auto-gestionados y con riqueza emocional y espiritual (Felicidad).
Orden del día:
- Registro de propietarios y/o delegados - Verificación del Quórum.
- Lectura y Aprobación del Orden del Día.
- Postulación y Designación del Presidente(a) y Secretaria(o) de la Asamblea.
- Ratificación y monto de Sanción por inasistencia o ausencia a la reunión.
- Lectura del acta del comité de Verificación del Acta de la Asamblea pasada.
- Seguimiento y control a los mandatos de la asamblea anterior.
- Nombramiento Comisión verificadora del Acta de la presente Asamblea. (Redefinir)
- Proposiciones y Varios - Participación Colaborativa - (Este punto debería ser prioritario, es donde los asistentes tienen oportunidad real de expresar sus inquietudes y exteriorizar sus sensaciones, es el momento mas valioso y enriquecedor de una asamblea, sin embargo esta relegado al ultimo lugar del orden del día, cuando la asistencia ha disminuido y no se tiene la suficiente atención y muchas veces sin quórum, para decidir sobre alguna propuesta que aparezca en este momento)
- Informe del Administrador(a)
- Informe del Consejo de Administración.
- Informe del Comité de Convivencia.
- Informe de Comités Especiales.
- Informe Contador(a) y Dictamen Revisor Fiscal.
- Presentación y aprobación de los estados financieros. .
- Presentación y aprobación del presupuesto.
- Elección y/o ratificación del Administrador(a). (Por protocolo y procedimiento de evaluación, desempeño y elección democrática, el administrador(a) debe presentar previamente su renuncia)
- Elección de Revisor Fiscal.(según Hojas de vida presentadas) (Por protocolo y procedimiento de evaluación, desempeño y elección democrática, el (la) revisor(a) fiscal debe presentar previamente su renuncia)
- Postulación y Elección Consejo de Administración. (Propietarios / Residentes / Delegados con poder especial)
- Postulación y Elección Comité de Convivencia. (Residentes y/o propietarios)
