El Presidente de las asambleas de PH. Su rol y su importancia.

Este cargo y sus funciones y responsabilidades no están definidas en la ley y tampoco en los conceptos, opiniones y literatura que se puedan encontrar sobre PH. De manera precisa y a pesar de su importancia en el correcto desarrollo de las reuniones de asamblea, se debe tener en cuenta que el Presidente de la asamblea, debe reunir algunos rasgos obligatorios, para poder desempeñar esta responsabilidad con resultados garantizados en materia de orden, organización, moderación, control y especialmente en materia de convivencia, cultura ciudadana y buenas practicas en conducta y comportamiento.

El Presidente de las asambleas debe tener un rasgo principal que lo identifique como un gestor social y agente de cambio, que le permita tener dominio y control de todas las situaciones de la reunión, de tal forma que evite que los ambientes adquieran una temperatura alta y asegurar su intervención para moderar y estabilizar cualquier asomo de conflicto y desorden que altere el correcto desarrollo de la reunión.

El Presidente debe tener un conocimiento claro y preciso del mecanismo que se utiliza para el desarrollo de estas reuniones, especialmente, conocer con un buen grado de profundidad los diferentes temas que serán tratados y los objetivos puntuales que se persiguen con cada uno de ellos.

E Presidente de la asamblea no debe permitir que se desvíen los intervinientes y se pierda el control y manejo, creando un ambiente de duda y desconfianza y se le salga de control la conducción de la reunión.

El Presidente debe estar atento, dispuesto y concentrado para garantizar que se realice un evento con eficiencia, efectividad y eficacia y se transmita un mensaje de planeación y organización, que se pueda replicar por quienes eventualmente puedan actuar en futuras reuniones de asamblea y apliquen la experiencia y la practica de su antecesor.

El Presidente de la asamblea debe conocer y disponer de un ejemplar impreso o digital del RPH y demás documentos normativos, reglamentarios y procedimentales que disponga la propiedad, para fomentar su conocimiento y aplicar su contenido, además de tenerlos a mano para hacer consultas y resolver inquietudes y que se presenten durante la reunión y superar los debates y discusiones que no aporten para el desarrollo de la asamblea.

El Código de Comercio en ninguna norma impone alguna obligación, para que quienes sean designados en dichas funciones pro-tempore (pues es sólo por dicha reunión) deban ser propietarios. Eso significa que personas que no tengan esta calidad y condición (socio, accionista, propietario) puedan ser nombradas como presidente de las asambleas.

Sobre el particular, la Supersociedades anota:

“Como puede observarse, el presidente y el secretario más bien son testigos de lo ocurrido en el seno de las reuniones, y por tanto, al no existir prohibición legal que limite su designación (salvo pacto en contrario en los estatutos) pueden desempeñarse en tales calidades cualesquiera de las personas que libremente determine en cada reunión el órgano social.”(Oficio 220- 91109 de 30 de octubre de 1999) –subrayado nuestro.

En lo posible debe elaborarse una guía o instructivo para la realización de asambleas, que contenga las funciones y consideraciones generales, que debe tener en cuenta quien actúe como presidente de este evento.

Funciones del Presidente de la asamblea.

• Dirigir el orden de la reunión, dar el uso de la palabra, tratar de guiarla para que se lleve con armonía, para ello, debe ser imparcial al dar el uso de la palabra y racionalizar los tiempos (sin privar el derecho de expresión de los dueños/propietarios/residentes).

• Efectuar el requerimiento para que se presente el informe o rendición de cuentas de las tareas, compromisos y mandatos que ordeno la asamblea en la reunión del año anterior, (que es diferente al informe de gestión de la administración y el concejo).

• Presentar las conclusiones y el resumen de los mandatos que ordena la asamblea para su ejecución y presentación del informe, sobre los avances y resultados de estos temas en la siguiente asamblea.
Esta es una forma de aplicar modelos y ejemplos que permitan transferencia de conocimiento, enseñanza y aprendizaje, que es lo que finalmente debe perseguir cada una de las actividades, acciones y hechos que se presenten al interior de cada PH.

El siguiente es un discurso y un libreto que deben conocer y practicar todos los propietarios, pero principalmente los miembros de los concejos de administración y con énfasis los que se postulen para ser presidentes de una asamblea, pues estos deben ser fieles practicantes de las normas, los reglamentos y procedimientos que le dan orden y organización a la propiedad y por la tonto a la asamblea que se encargara de presidir.

¿Por qué son importantes y para que sirven las normas?

Las normas son importantes en la sociedad, porque controlan conductas que pueden ser destructivas para los demás y mantener el bienestar de la población general.

Posiblemente nos hemos cuestionado porqué en la sociedad y en todos sus posibles contextos existen tantas normas que nos dicen cómo debemos comportarnos. En algunos momentos, es incluso complicado, no infringir ninguna norma y actuar como la sociedad espera que actuemos.
Es normal que cuando pensamos en esta idea, podemos incluso sentirnos molestos, porque muchas veces (por no decir la mayoría) actuamos en base a como nos han enseñado que era lo correcto.

Cuando convivimos en grupo es normal que surjan conflictos, producto de esa convivencia, de hecho, la existencia de conflictos no siempre es algo negativo, ya que estos, pueden aportar a la comunidad o grupo, elementos positivos, siempre y cuando estos conflictos sepan gestionarse de forma adecuada.

También existen conflictos que pueden dañar a la comunidad o grupo, tanto de forma colectiva como individual. Es por esto que establecer un orden y unas pautas con las que todos estemos conformes es esencial en una comunidad.
Esto implica que existe la necesidad de que la conducta individual y colectiva se vea regulada a favor del mantenimiento armonioso de la comunidad. Por esta razón es que son importantes y necesarias las normas, reglamentaciones y procedimientos.

Pensemos que en el mundo convivimos millones de personas, y que si cada uno de nosotros hiciera lo que quisiera en cada momento, esto supondría que compartir el espacio de nuestro planeta fuera imposible.

Y no solo podemos aplicar este ejemplo a la especie humana como grupo, sino a grupos a los que pertenecemos que son más reducidos, como lo son la familia, la escuela, el trabajo, el vecindario y por supuesto la propiedad horizontal en donde residimos.

Conclusión / Reflexión

Con este discurso o libreto no se pretende influir sobre las decisiones que deben tomar las personas para vivir su vida, sino ayudar a entender que vivir rodeados de otros seres humanos, implica tener respeto por los demás y por uno mismo.
Se intenta recordar que detrás de cada norma, existe una razón ética y moral que debe hacernos ver, de manera clara y precisa, la importancia de cumplir las reglas.