El Manual de Organización y funciones en la PH.

El propósito de presentar este documento es introducir un nuevo concepto en la visión que se tiene sobre la administración de los inmuebles sometidos al régimen de propiedad horizontal en Colombia, aunque hoy se tiene la ley 675 de 2001 y también se cuenta con las normas técnicas NTS-01 y NTS-02 que no son de obligatoria aplicación, pero presentan una intención de direccionar esta profesión de Administrador(a) de PH, con elementos mucho mas avanzados y profesionales, como un primer paso para reflexionar sobre la necesidad de reorientar el modelo que actualmente se aplica en las PH’s, especialmente las que se denominan residenciales,
Considerando la ley y estas nuevas normas como directrices reglamentarias para administrar y dirigir este tipo de propiedades y organizaciones, se evidencian las fallas y deficiencias o vacíos en la ley, donde el principal déficit se encuentra en la pobre concepción que se ofrece al concepto de administración, dejándola en una breve descripción que se aplica en su mas mínima concepción y su ejecución se limita a tener un encargado de revisar las cuentas de cobro por servicios públicos y a atender el cumplimiento de la seguridad y vigilancia que se debe contratar por ley y las demás funciones se reducen a su cumplimiento con la periodicidad mínima que se exige como la elaboración del presupuesto anual y la convocatoria para realizar las asambleas ordinarias cada año.
Por todo lo anterior se considera necesario adoptar cambios que resultan radicales pero importantes y necesarios y especialmente contar con herramientas de administración, gerencia y gestión, como son los manuales, instructivos y procedimientos, y en este caso hacemos referencia especial al Manual de Organización y Funciones, as, no se cuente sino con el cargo de Administrado(a) y personal externo, que a pesar de esta condición también requiere de una referencia funcional y de responsabilidad para asignar las tareas y reclamar resultados.
Entendiendo la importancia que tiene un inmueble o propiedad horizontal al ser clasificado como una persona jurídica donde además de su identidad mercantil tiene un cuadro de cuentas contables que la hacen una organización empresarial que debe atender todos los frentes que conforman una estructura administrativa y responder por los intereses que esta representa, es importante señalar que estas organizaciones tienen socios o accionistas que son llamados propietarios / copropietarios y que aparentemente este termino no los induce, convence o motiva a reconocer la realidad del tipo de propiedad (activo – patrimonio) que tienen y que en la mayoría de los casos representan el tesoro mas valioso de su balance y en todos los casos la mayor participación de su patrimonio. Esto también incluye los recursos que se manejan en lo que se utiliza como presupuesto y que puede tener cifras de alto calibre que requieren conocimiento, experiencia y formación académica, además de dedicación, responsabilidad y compromiso permanente  en el manejo, supervisión y control de estos recursos.
No obstante lo anterior en la mayoría de casos esta gran responsabilidad se reduce a una persona que ejerce múltiples cargos por esta misma función en diferentes propiedades, y no tiene identidad, ni compromiso y mucho menos sentido de pertenencia y dedicación, pues esta competencia la tiene que repartir entre todos sus abonados y descuida los por-menores y también los por-mayores de la función integral que se tiene en una propiedad horizontal.
Por lo anterior queremos someter a consideración de los propietarios de los inmuebles sometidos al régimen de propiedad horizontal la importancia del Manual de Organización y Funciones como parte del modelo empresarial y organizacional de la PH, empezando por una definición y descripción mas amplia de las funciones que debe desarrollar un administrador y así mismo presentar el perfil que se requiere para desempeñar este cargo, donde sobresale la importancia de reconocer un nivel salarial que se ajuste a las exigencias que tiene esta responsabilidad. Esta es una tarea y responsabilidad de carácter obligatoria, en cabeza de los propietarios y específicamente de quienes acepten la función y rol de miembros del consejo de administración.
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