Con base en los decretos 398, 434 y 579 y la Resolución 844 de mayo 26 de 2020 del Ministerio de Salud en articulación con el Decreto 637 de mayo 6 de 2020, Decreto 749 y el Decreto 847, sancionados por el gobierno nacional, usted debe conocer las siguientes precisiones.
Decreto 398 de Marzo 13 del 2020
Este decreto ratifica las asambleas virtuales, como lo señala la ley 675/2001 y añade en el Artículo 1 lo siguiente:
Cuando se hace referencia a “todos los socios o miembros” se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.
Además faculta en el Artículo 2 a:
Todas las personas jurídicas, sin excepción, estarán facultadas para aplicar las reglas previstas en los artículos 1 y 2 del presente decreto en la realización de reuniones no presenciales de sus órganos colegiados.
Decreto 434 de Marzo 19 de 2020
Este decreto en su Artículo 5 extiende el plazo para la realización de las asambleas ordinarias.
Las reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del año 2019 de que trata el artículo 422 del Código de Comercio podrán efectuarse hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional.
Igualmente en el parágrafo faculta a todas las personas jurídicas sin excepción.
Todas las personas jurídicas, sin excepción, estarán facultadas para aplicar las reglas previstas en el presente artículo en la realización de reuniones presenciales, no presenciales o mixtas de sus órganos colegiados.
Decreto 579 de Abril 15 del 2020
Define que la asamblea ordinaria podrá efectuarse de forma virtual hasta el 30 de Junio y de forma presencial hasta 30 días después de finalizada la emergencia económica, lo cual puede seguir extendiéndose hasta finales de este año.
Las reuniones ordinarias de asamblea de edificaciones sujetas al régimen de propiedad horizontal, de que trata la Ley 675 de 2001, podrán efectuarse:
- En forma virtual, durante el periodo comprendido entre la vigencia del presente decreto y el treinta (30) de junio de 2020...
- De manera presencial, a más tardar dentro del mes calendario siguiente a la finalización de la declaratoria de Emergencia Económica, Social y Ecológica.
Sin embargo, las asambleas virtuales o no presenciales siguen siendo válidas para realizar asambleas ordinarias o extraordinarias después del 30 de Junio, ya que estas están reglamentadas por la ley 675 y las demás normas aplicables.
Decreto 637 y Resolución 844
Amplía la emergencia sanitaria hasta el 31 de agosto, lo cual determina un plazo legal hasta el 30 de septiembre para realizar la asamblea ordinaria del 2020.
Artículo 1. Prórroga de la emergencia sanitaria: Prorróguese la emergencia sanitaria en todo el territorio nacional hasta el 31 de agosto de 2020...
En conclusión, usted como administrador, en coordinación con su consejo de administración deben definir antes del 31 de agosto (si no se extiende la emergencia sanitaria nuevamente) la realización de la asamblea ordinaria, que podrá efectuarse hasta el 30 de septiembre.
Hace pocos días el presidente Iván Duque prolongó el aislamiento preventivo hasta el 1 de Agosto del 2020, como se evidencia en el decreto 990
expedido el pasado 9 de julio de 2020. Esto, como medida de prevención para evitar el contagio del COVID-19, el cual en los últimos meses ha evidenciado un aumento significativo en nuestro país.
En lo que va de año, hemos visto cómo a través de decretos y resoluciones se ha promovido el teletrabajo, las reuniones virtuales y un cambio evidente en la forma de laborar en las empresas y las personas. La propiedad horizontal no se queda atrás en estos avances.
Si bien, en las copropiedades hay labores que deben realizarse de forma presencial como lo son; las labores de aseo y limpieza o las de seguridad. Hay otro tipo de trabajos que ahora se pueden realizar de manera virtual. Esta transición se refleja en la toma de decisiones, donde las reuniones y eventos presenciales ahora se realizan de forma virtual, esto es posible por medio de la tecnología y la conectividad.
Para la propiedad horizontal, es fundamental abrir nuevos espacios para que la toma de decisiones de su comunidad no se vea impedida por la falta de una asamblea presencial.
Esta incorporación de reuniones virtuales como mecanismo para no aplazar la asamblea presencial, ha sido avalada por El Ministerio de Salud en varios de sus decretos; 398, 434, 579, 749, 847 y en la resolución 844 y ratificada en el reciente decreto 1168 de agosto 25 de 2020; donde se promueve la virtualidad para votar, intervenir y realizar ajustes dentro de la propiedad horizontal. Además de ser una alternativa que aporta y refuerza las medidas preventivas y los protocolos de bioseguridad que se deben implementar en las copropiedades.
A continuación quiero compartir unos puntos clave que obtendrás con las asambleas virtuales:
• Las asambleas virtuales dan confianza y seguridad a los revisores fiscales para certificar y garantizar la realización oportuna de la asamblea, a través de resultados cuantificables y medibles que pueden ser comprobados.
• Las asambleas virtuales son un instrumento para transitar hacia un modelo de administración más tecnológico y moderno con espacios y ambientes de bienestar, aprendizaje tecnológico y nuevos momentos de convivencia y felicidad.
• Genera beneficios en materia de tiempo y costos, mientras proporciona a los participantes comodidad, tolerancia, asertividad y disciplina.
• Refuerza los beneficios y ventajas; como la participación e integración de más del 90% de los propietarios en la asistencia a este evento.
• Motiva la necesidad de introducir en los RPH (Reglamento de propiedad horizontal) soluciones tecnológicas y fomentar el escalamiento de las administraciones y consejos, para hacer mejoras a las normas, reglamentaciones y procedimientos en esta línea.
Con base en los decretos y resoluciones podemos concluir que las copropiedades tienen la posibilidad y todo el aval para realizar la asamblea virtual, para así hacer partícipe a su comunidad de los acontecimientos y nuevos mecanismos que son necesarios determinar en conjunto.
Decreto 847 de junio 14 de 2020.
Artículo 1. Actividades no permitidas. En ningún caso se podrán habilitar los siguientes espacios o actividades presenciales:
- Eventos de carácter publico o privado que impliquen aglomeración de personas, de conformidad con las disposiciones que expida el Misterio de Salud y Protección Social.
La resolución 1003 de 2020 expedida por el Ministerio de Salud, en su artículo 1 menciona lo siguiente: “No se podrán habilitar eventos de carácter público o privado que impliquen aglomeración de personas, durante el tiempo de la emergencia sanitaria”.
Si algo es cierto es que aún no sabemos cuanto más dure el aislamiento preventivo y seguiremos utilizando el tapabocas y manteniendo el distanciamiento social (2 metros entre persona y persona); por lo tanto el proceso de transición para reactivar los eventos sociales o reuniones (incluyendo asambleas de propietarios) es uno de los aspectos que va a tener una reincorporación poco acelerada.
Decreto 1168 de agosto 25 de 2020
Se amplia el asilamiento (hasta el 1 de octubre) y se mantienen las medidas en materia de distanciamiento y prohibición de reuniones presenciales que representen concentración de personas sin el distanciamiento mínimo exigido (2 mts entre persona y persona)
Tenga en cuenta que la ley 675 establece en su articulo 39, Reuniones: La Asamblea General se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal y, en silencio de este, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal; con el fin de examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar los nombramientos cuya elección le corresponda, considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año. La convocatoria la efectuará el administrador, con una antelación no inferior a quince (15) días calendario.
Con todos estos argumentos y justificaciones, usted debe saber que si no ha realizado la asamblea ordinaria del 2020 sus órganos de administración, dirección y control, así como el presupuesto y las cuotas de administración se encuentran en una situación irregular que se puede subsanar con la realización de la asamblea no presencial o virtual y normalizar esta situación.
Por eso, es importante hacer una transición a nuevas formas de comunicarse, esto se ve reflejado en las asambleas virtuales y en los beneficios que ofrece a la propiedad horizontal, lo cual permite conectar a la comunidad y dar solución a los nuevos acontecimientos que ocurren dentro de las copropiedades.
Tenga en cuenta que el análisis que se esta haciendo acerca del quórum y las decisiones con el 100% de los propietarios; es una interpretación equivocada que no aplica para las asambleas presenciales y tampoco para las no presenciales. La lectura correcta e interpretación lógica es la de un quórum con los participantes que se encuentren siempre y cuando se garantice su asistencia, como se señala en el articulo 42 de la ley 675, sobre reuniones no presenciales, que dice: Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la asamblea general cuando por cualquier medio los propietarios de bienes privados o sus representantes o delegados puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva de conformidad con el quórum requerido para el respectivo caso. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado, de lo cual dará fe el revisor fiscal de la copropiedad.
Después de este análisis, podemos preguntarnos y respondernos de manera puntual y precisa lo siguiente:
Pregunta: ¿Se puede hacer una asamblea virtual en este momento?
Respuesta: Si. Así lo establece la ley 675 y por lo tanto se puede hacer.
Pregunta: ¿Cuál es el quórum que se requiere para la asamblea virtual?
Respuesta: El mismo que se requiere para una asamblea presencial.
Por todo lo anterior, recomendamos que actualice las condiciones organizacionales y legales de su propiedad y programe y coordine la realización de una asamblea virtual; de tal forma que no ponga en riesgo de contagio a sus propietarios y residentes con una asamblea presencial.
